二、出口退税申报软件的购买出口企业在退（免）税申报时必须使用国税局出口退税申报软件。购买申报软件时需区分企业类型（外贸或生产企业）。其中，生产企业在购买软件并安装成功后，需及时与进出口处管理部门联系，以便对企业进行免抵退认定，采集相关的征免税数据。
三、确认出口销售收入出口企业应在货物实际报关出口，取得提单并向银行办妥交单手续时，确认销售收入的实现，生产企业应同时在当期的增值税纳税申报表上反映免抵退出口收入。出口企业必须到当地征税机关领取《出口商品专用发票（出口专用）》，作为入帐和申报的正式凭证。
四、出口退（免）税申报出口企业应在货物出口之日（以报关单上注明出口日期为准）起90日内，向退税部门申报办理退（免）税申报手续。如因特殊情况不能按期办理申报,必须在规定的退税申报期限前向退税机关提出书面延期退税申报申请,经批准后办理延期申报。未经批准逾期申报的，或逾期不申报的，不再受理申报，应视同内销征税。
（一）外贸企业退（免）税申报1、发票认证：取得增值税专用发票后30日之内必须到当地主管征税税务机关进行认证；2、申报期限：单证齐全后即可在申报系统中进行退税申报，每月可分批多次申报；
（二）生产企业退（免）税申报1、免税申报：（1）已进行免抵退认定的生产企业，在进行增值税纳税申报之前，还须用免抵退申报系统进行免税出口明细申报，将生成的免税数据导入增值税纳税申报系统。如果企业当月无出口收入，须进行免税“零申报”，操作时不需进行免税数据录入，直接生成电子数据（空文件）；新办企业进行第一次免税申报时，“进料加工抵扣明细表”中数据都录入“0”。
（2）免抵退数据导入后，还须在当月的增值税纳税申报表上进行反映。其中“出口销售额”，对应增值税纳税申报表上第7栏“免抵退办法出口货物销售额”；如果出口的产品征税率与退税率之间有差额，则在增值税纳税申报表上除了反映出口销售额外，还须同时反映“免抵退税办法出口货物不得抵扣进项税额”。
2、退税申报：单证齐全后在退税申报系统中生成电子数据并进行退税申报，申报期限为每月15日前。
首先要有套外贸企业出口退税系统,或者是生产企业出口退税系统。
根据国家税务总局规定，必须用海关报关单信息审核、审批退税。对企业而言，需对出口报关单数据做如下处理：（1）企业在货物报关出口后，应及时登录网站“中国电子口岸”,进入“出口退税”子系统做预申报。进行“结关信息查询”，查询到报关单结关信息后可及时向申报地海关领取纸质出口货物报关单，同时该结关信息可用于出口征免税申报“免税明细录入）。
（2）数据提交。在“数据报送”菜单中查询报关单电子信息，与纸质出口货物报关单内容进行核对，核对无误后进行“数据报送”，以上数据供退税机关审核退税之用。
在收到预审信息反馈准确无误后，就可以打印正式申请表格，带上相关单证：
报关单。
