首先，对档案馆里面的每件文件都贴上RFID标签，并向RFID标签写入该文件的基本以及相关信息。同时通过计算机网络将其信息存放在数据库系统中。我们不仅可以随时从数据库中调取文件的各种信息，进行统计分析，而且可以通过读写器读取每件文件的各种信息。
查找：通过读写器读取RFID标签的文件信息。利用手持读写器快速、准确地查找需要的文件。提高人工的查找文件的效率，减少了查找文件的时间。
定位：通过运用RFID标签可以方便地对文件进行分拣、储存。由于RFID标签会准确地提供文件的相关信息，从而确保存放的地点和时间。这样就大大减轻了工作员的时间和压力。
整理：RFID可以解决档案馆的种类繁多不易管理、文件在运送和保管过程中容易损坏以及文件不易识别等问题；此外，借着RFID标签所记录的资料信息，可以在文件出入档案馆时，让工作人员不用拆开文件检查、人工阅读，就能知道里面资料的基本信息，如此一来不仅节约了时间和降低了人力成本，更能提升整个档案管理流程的安全性、便捷性、可靠性。
监管：通过读写设备进行档案文件的监管，智能搜索，自动检查，操作引导提示。
（1）监视管理档案文件：
所有需要监视的档案，均处于读写设备读取区域中，并且可以实时监控所有的文件是否在指定位置，如果档案文件未经许可的拿出/放入，将传送提示给计算机控制中心，并且，读写设备将按照制定的程序进行提示、报警等操作。
（2）智能搜索，自动检查，操作引导：
在繁多档案文件中，读写设备可以轻易的找到指定的档案文件，并且返回文件所处位置给计算机控制中心，同时在档案文件所处位置上的设备有相应的提示。
