概括为７个"Ｃ"：Completeness（完整）,Clearness（清楚）,Concreteness（具体）,Conciseness（简明）,Correctness（正确）,Courtesy（谦恭）,Consideration（谅解）.
要求书信的Completeness（完整），理由是：
*一封完整的书信比一封不完整的书信，有更大的可能性带来预期的效果；
*一封完整的书信，有助于建立和表达友善关系；
*一封完整的书信，可以避免由于疏漏所导致的诉讼（Lawsuit）；
有些书信由于所提供的情况完整而又生动有力（Completeand Effective）而成为极为重要的文件。
商业信函内容简明扼要,主体鲜明,不要夹带无关内容。如果您十分清楚所要表达的事,也需充分地考虑您所表达重点的开场白,以避免走题。一旦叙述过的事情,就不必再重复。往往最后一段重复原有内容会破坏整篇信的效果。
一封信写得是否完整，建议用５个"Ｗ"来检验，即：
"Who,What,Where,When及Why(包括How)"例如在定货的信中，必须明确说明：
"需要什么商品"(Whatyouwant)
"何时需要"(Whenyouneedthegoods)
"货物发到何地何人收"(toWhomandWherethe
goodstobesent)
"如何付款"(Howpaymentwillbemade)
"为什么"(Why)如拒绝对方的要求，或对对方提出要求时应说明理由。
ReplyOfferSheet
Dear......(customername),
Withreferencetoyourletterof......,we
arepleasedtoacceptyourofferof......of
......asperyourOfferSheetNo........
PleasegoaheadandapplyforyourExportLicense.
Assoonasweareinformedofthenumberofthe
ExportLicensewewillopentheL/Cbycable.
Thanks&Bestregards
......(yourname)
......(yourcompanyname)
译文：回复报盘单
