花旗银行为金融银行界的翘首，总部300多名金融精英们一天调用的文档，平均800~1000份，为了各种项目各在办公室内寻找文件确实耗时低效。在时间就是金钱的真理面前，普通的文档管理员工资约为港币18000~30000元，里面共计5个管理员，每年银行就得花费几十万乃至上百万人力成本，用于文档管理库；而销售部门及金融分析部门、财会部门的更高人工的员工在文档中花费的隐形成本，就是天文数字。 激烈竞争的银行市场，他们不得不把寻找文档的苦恼公之于众，希望科技企业能他们杀出一条光明之道。
宝荣盈丰（碧沙）科技深入分析，把流程的四大节点归结如下：
（1）资料管理室无法跟踪文档外借所在员工处。 资料管理室只登记前往资料管理室(library)员工借还文档的记录。但是员工之间二次借用文档的记录，就无法实时更新，查询时存在信息盲区。 管理员或是员工只能通过OA邮件通知，寻找文件。
（2）资料管理室每天面临海量借用记录需录入的工作量。手工录入容易出现输入错误。录入信息存在滞后性，检索的利用价值大大减低。
（3）当员工休假或是外出公干，所有文档必须锁在抽屉中。 银行总部要求员工外出或是下班后，必须把文档放置进文件柜，并且关锁起来，每个员工存放的文件柜3~6个不等。但是所有文件存放的地方无法确认，即使其他员工获得上级批准权限取出文件，也需要费时寻找文档。
（4）往往文档在丢失很长一段时间后，才重新寻找。但是无法根究原因出在二次借用的哪个环节，包括接手员工信息、时间、地点。
2. SmartFile脱颖而出，成为花旗银行的应用方案
原技术应用：花旗银行原采用最为传统的条码文档管理方式，在每个3.5寸硬件文件夹上，粘贴一个二维条码。然后使用Symbol手持的条码扫描仪一对一的扫读ID。而员工的录入信息是HF的员工卡输入。以此关联借还文档和员工的信息。
而无源的文档管理虽成本低，但是却不能解决银行对文档实时定位和全天盘点的根本问题。
宝荣盈丰（碧沙）科技研发的SmartFile方案是应用2.4GHz的RFID技术，大范围全向24hrs盘点，监控。使用有源功能，在标签上集成声光提示，把标签与文件一体化，方便寻找。实际测试中，文档放于铁皮柜，保险柜，也能被读写器的命令呼叫成功，并以声音回应。室内定位功能，十分适合应用于大型办公场所，软件中能看到巷道轨迹准确显示，定位精度高达3~5米，过去文档不见踪影的困扰一抹而去。
自系统启动到现今为止，花旗银行应用Smartfile，每天成功调用文档的时间从原来平均35分钟，提升到3分钟，而销售人员的工作效率大大提高。资料室管理员每天进行文档盘点只需30分钟，包括排查文档异常情况，资料室管理员共三名，足以应付300多名员工、上万份文档的管理工作量。
革新变化
花旗银行文档交接流程，从原来的纸签名，转变到系统定位自动记录。
资料室管理员从原来的条码扫描，手工整理，转变到一键获取文档使用报告。
OA邮件通知借用文档转变，直接调用Smartfile数据库，3分钟完成文档借用。
用户长时间的使用，对有源RFID的性能得以充分肯定和满意。Smartfile的破天而出，让有源RFID的技术给文档管理的应用带来旋风式的变革。
